PRODUCTO · PEDIDOS · GESTIÓN DE EXCEPCIONES

Cuando algo va mal, el sistema ya sabe quién tiene que arreglarlo.

Los pedidos comerciales se rompen de docenas de formas: retrasos de buques, fallos de CC, certificados ausentes, choques de FX, fabricantes que no aparecen, retenciones en aduanas. La mayoría de los operadores se enteran por accidente, tres días tarde, cuando un cliente hace una pregunta incómoda. TradeOS detecta las excepciones en el momento en que ocurren, las clasifica por impacto, las enruta a la persona adecuada y rastrea la resolución de extremo a extremo. El registro de auditoría hace que «qué salió mal» tenga respuesta en segundos.

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TradeOS

InicioTareasExcepcionesPedidosProducciónEnvíosFinanzas

Bandeja de excepciones ·8 activas·3 de severidad alta·14 resueltas esta semana

TodoMíosAltaPendiente de míResueltos

E-204

CC fallido de Sapphire

Lote PL-2026-0142 · 2 defectos mayores

$231Khace 4 h

E-202

Certificado de origen ausente

RD-2026-077 · bloquea aduanas

$560Khace 8 h

E-198

Compresión de margen de Athena

19.8% proyectado vs. objetivo 22.5%

$1.25M1 d ago

E-203

Retraso del buque COSCO Pacific

+2 días · 6 pedidos afectados

$14.4Khace 12 h

E-199

Aprobación del gestor atascada

RD-2026-091 · Lotus Rubber

$340K1 d ago

E-197

Factura de SafeHands a más de 90 d

3 recordatorios enviados

$36K2 d ago

E-200

EUR.1 de Sapphire pendiente

Recordatorio automático enviado

0 directo3 d ago

E-201

Certificado CE por caducar

Crescent · Protect-M Nitrilo

0 directo47 d

E-204CC fallido de SapphireALTA

Detectada 5 may., 09:14 · Responsable: Liam Okafor · Estado: A la espera de decisión

OrigenLote de producción PL-2026-0142

InspecciónINS-0249 · AQL 1.5 en proceso

Tamaño de muestra200 unidades

Defectos8 menores · 2 mayores · 0 críticos

Umbral AQLFALLIDA · máx. 5 mayores (excede en 1)

FabricanteSapphire Industries 🇹🇭

PedidoRD-2026-077 · Brevin Health EU

Valor del lote$231,2003.2M unidades × $0.072

Posterior1 envío · 1 factura · 1 declaración de aduanas

Cronología de eventos

09:14Inspección de CC enviada por External AQL Co.hace 4 h

09:14Autoclasificada de severidad ALTAhace 4 h

09:14Asignada a Liam Okafor (Operaciones)hace 4 h

09:18Notificación push enviada a Liamhace 4 h

09:34Liam confirmó3h 40m

RD-2026-077· Brevin Health EUEN PRODUCCIÓN

Entrega prevista: 21 de jul. → 26 de jul. si se retrabaja, 21 de jul. → 28 de jul. si se reasigna.

Impacto en margen: 21.2% → 19.8% (retrabajo) o 21.2% → 18.4% (reasignación).

Opciones de resolución

Cada opción muestra el impacto posterior

RECOMENDADA

Impacto+3 días · $4,200 de coste de retrabajo · margen 19.8%

Recomendada por el historial de patrones (3 de 4 casos similares retrabajados con éxito).

Impacto+7 días · $8,400 de coste de reasignación · margen 18.4%

Compromiso: mayor retraso pero más confianza.

Impactoindeterminado · respuesta pendiente · el reloj sigue corriendo

Úsela cuando: un patrón de problemas de calidad recurrentes justifica una conversación directa.

Cualquiera que sea la opción elegida se escribe en el registro de auditoría con motivo y evaluación de impacto.

EL PROBLEMA

La mayoría de las excepciones salen a la luz en las bandejas de entrada, tres días tarde.

Un inspector de CC envía un informe en PDF por correo. Un retraso de buque aparece en el portal del transportista, pero nadie ha iniciado sesión. Un fabricante señala una escasez de material por WhatsApp. El agente de aduanas menciona un documento ausente en una llamada. Ninguno de estos se convierte en evento en ningún sistema. El operador se entera cuando el cliente pregunta por qué se desplazó su pedido, o cuando se disputa una factura, o cuando el informe de margen mensual muestra una compresión que nadie explicó. Para cuando la excepción es visible, la ventana de resolución está cerrada.

SEIS CATEGORÍAS DE EXCEPCIONES

El comercio se rompe siguiendo patrones. La plataforma los nombra.

Cada excepción comercial encaja en una de seis categorías: producción, envío, documento, financiera, cumplimiento o contraparte. Cada categoría tiene un método de detección definido, un perfil de severidad por defecto, una regla de enrutamiento y una plantilla de resolución. La categorización no es papeleo; es la base de todo lo demás que la plataforma hace con la excepción.

PRODUCCIÓN

Fallos de CC, retrasos del fabricante, déficits de capacidad

Cuando un lote falla el CC, una fábrica pierde su ventana o la capacidad está sobrecomprometida. Detectado a partir de eventos de lotes de producción y actualizaciones de estado del fabricante.

E-204 · CC fallido de Sapphire · 2 defectos mayores vs. AQL 1.5 máx. 5 · hace 4 h

ENVÍO

Retrasos de buques, retenciones en aduanas, transbordos fallidos

Cuando un buque se retrasa, un contenedor despacha aduanas tarde o se pierde un transbordo. Detectado a partir de las API de transportistas, integraciones con agentes de aduanas y umbrales de desviación de ruta.

E-203 · M/V COSCO Pacific · +2 días · 6 pedidos afectados · hace 12 h

DOCUMENTO

Documentos ausentes, caducados o no válidos

Cuando un documento requerido no se ha recopilado, un certificado se acerca a la caducidad o un documento generado no supera la validación. Detectado a partir de la cadena de documentos en cada pedido.

E-202 · Certificado de origen ausente · RD-2026-077 · bloquea aduanas · hace 8 h

FINANCIERO

Sobrecostes, choques de FX, compresión de margen

Cuando una línea de coste se devenga materialmente por encima de la estimación, un movimiento de FX impacta el margen más allá del umbral o un pago vence. Detectado a partir de eventos de líneas de coste y cálculos de margen en vivo.

E-198 · Margen del presupuesto de Athena · proyectado 19.8% vs. objetivo 22.5% · hace 1 d

CUMPLIMIENTO

Coincidencias con partes sancionadas, alertas de sustancias restringidas, fallos regulatorios

Cuando una contraparte coincide con una lista de sanciones, un producto no supera una comprobación de cumplimiento del país de destino o se rechaza una presentación regulatoria. Detectado a partir del cribado en tiempo real de cada transacción.

E-201 · Certificado CE por caducar · Crescent · 47 días · 12 pedidos afectados

CONTRAPARTE

No respuesta del fabricante, errores del agente, errores del transitario

Cuando una contraparte no responde dentro de un SLA definido, comete un error registrable o deja de interactuar. Detectado a partir de huecos en el registro de comunicaciones y temporizadores de SLA por relación.

E-200 · EUR.1 de Sapphire pendiente · 3 días · recordatorio automático enviado · hace 3 d

DETECCIÓN · TRES FORMAS EN QUE LA PLATAFORMA LAS VE

Tres señales. Cruzadas, deduplicadas, en tiempo real.

EDMA detecta excepciones a través de tres señales complementarias: el propio flujo de eventos de la plataforma (todo lo que pasa en el sistema emite un evento, y las reglas se ejecutan contra el flujo), reglas de umbral configuradas por inquilino (variación de coste > X%, caducidad de certificado < Y días, tiempo de respuesta > Z horas), y detección de patrones que compara el comportamiento actual contra líneas base históricas. Un fabricante que promedia tres días de retraso no debería disparar una alerta de retraso; uno siempre puntual que se desliza dos días sí.

FLUJO DE EVENTOS · en vivo

Cada acción del sistema emite un evento

Cambios de estado de pedido, actualizaciones de estado de lote, llegadas de documentos, devengos de coste, recepciones de mensajes, eventos de pago. El motor de excepciones se suscribe a todos ellos. Las reglas configuradas se disparan a medida que llegan los eventos: típicamente <2 s de latencia desde el evento hasta la clasificación de la excepción.

247 eventos/día en todas las secciones · ~12 disparan reglas de excepción

REGLAS DE UMBRAL · por inquilino

Límites configurables en cada métrica

Variación de línea de coste > 5% de la estimación. Caducidad de certificado dentro de 60 días. Tiempo de respuesta del fabricante > 48 horas. Compresión de margen > 2 pp desde la cotización. Cada inquilino configura los umbrales según su apetito de riesgo y su disciplina operativa.

26 reglas por defecto · ~40 típicas por inquilino tras la personalización

DETECCIÓN DE PATRONES · relativa a la línea base

Anomalías vs. el propio historial de la contraparte

Un fabricante con un 99% de entregas puntuales que se desliza 3 días es más importante que uno con un 85% que se desliza 1. La plataforma aprende la línea base de cada contraparte (tiempo de entrega, tasa de defectos, tiempo de respuesta) y señala las desviaciones relativas a esa línea base, no contra un estándar global.

Líneas base activas por fabricante, por ruta, por producto

Los eventos detectados se deduplican entre señales: un retraso de buque señalado tanto por la API del transportista como por una regla de desviación de ruta produce una excepción, no dos.

TRIAJE · SEVERIDAD CALCULADA, NO INTUICIÓN

Una fórmula, no una corazonada.

La severidad no es una casilla. EDMA calcula una puntuación de severidad compuesta para cada excepción a partir de tres entradas: valor en riesgo (los dólares en juego), sensibilidad temporal (la rapidez con que la excepción se agrava si no se resuelve) e impacto posterior (cuántas otras cosas se bloquean por la inacción). La puntuación determina en qué cola cae la excepción, qué canales dispara y con cuánta prominencia se ordena en la bandeja.

Desglose del triaje · E-204 · CC fallido de Sapphire

Severidad ALTA · puntuación 84/100

Valor en riesgo$231,200Valor del lote en juego

Por encima del umbral de $200K para ALTA

Sensibilidad temporal24hVentana antes de que se agrave la compresión de margen

Por debajo del umbral de 48 h para ALTA

Impacto posterior4Registros bloqueados por la inacción

RD-2026-077 (pedido)SHP-2026-088 (envío)INV-2026-014 (factura)EUR.1 (documento)

Severidad calculada84ALTA

Enrutamiento: Liam Okafor (responsable de Operaciones).
Canales: en la app + push.
Posición en la bandeja: 1 de 8.

La severidad se recalcula cada vez que cambia un registro posterior. La posición se actualiza en vivo.

ENRUTAMIENTO · QUIÉN, CUÁNDO, POR QUÉ VÍA

La persona adecuada, el canal adecuado, la urgencia adecuada.

La severidad impulsa el enrutamiento. Las excepciones de severidad ALTA se enrutan de inmediato al responsable asignado vía notificación en la app, push y (durante las horas de silencio) resumen por correo. Las excepciones MEDIA se enrutan vía en la app + correo. Las BAJA solo aparecen en el briefing diario. Las reglas de enrutamiento son configurables: rutas de escalado, preferencias de canal por rol, horas de silencio respetadas por usuario. La plataforma nunca satura; el enrutamiento es una decisión curada, no una difusión.

Matriz de enrutamiento · reglas por defecto · editable por inquilino

Severidad	En la app	Resumen por correo	Push	SMS / teléfono
ALTA	al instante	alerta inmediata	sí	al escalar
MEDIA	al instante	diario 7:30	no	no
BAJA	al instante	resumen semanal	no	no
Resuelta	archivar	solo resumen	no	no

Horas de silencio respetadas

Vio Predoiu (CEO)push 08:00–22:00 local · SMS solo para ALTA después de las 22:00

Sarah Chen (Gestora)todos los canales 07:00–19:00 entre semana · solo en la app los fines de semana

Liam Okafor (Ops)todos los canales 24/7 (rotación de guardia)

Las reglas de enrutamiento son configurables por inquilino. Los valores por defecto funcionan de inmediato para la mayoría de las operaciones comerciales; la personalización cubre los casos límite: operaciones multirregión, soporte follow-the-sun, rotaciones de guardia.

RESOLUCIÓN · PLANTILLAS, NO FORMATO LIBRE

Las excepciones comunes tienen jugadas conocidas. Ejecútelas.

Para cada tipo de excepción, EDMA incluye una plantilla de resolución por defecto: el árbol de decisión, las acciones a tomar, los registros a actualizar, las notificaciones a enviar. Los operadores pueden personalizar las plantillas por inquilino. El resultado: cuando llega E-204 (CC fallido de Sapphire), el operador no piensa «¿qué hago?», sino que elige entre tres opciones precalculadas, cada una mostrando su impacto posterior, con la recomendada señalada según el historial de patrones.

Plantilla de resolución · fallo de inspección de CC · por defecto para grado médico

Usada en 47 resoluciones en los últimos 12 meses · 91% dentro del SLA

01 · DETECTAREvento de CC fallidoResultado de inspección FALLIDA · clasificar severidad

→

02 · TRIARCalcular severidadVAR × tiempo × posterior

→

03 · DECIDIRDecisión del operador3 opciones, vista previa de impacto

→

04 · EJECUTARAplicar decisiónRetrabajar / rechazar / escalar

→

05 · ACTUALIZARActualizaciones en cascadaPedido, envío, puntuación del fab.

→

06 · AUDITAREscribir rastroMotivo, decisión, impacto

Lo que la plantilla hace automáticamente

Trae el informe de inspección al detalle de la excepción
Calcula el impacto en margen de cada opción de decisión (retrabajar / rechazar / escalar)
Identifica el patrón reciente del fabricante (3 de 4 similares resueltos por retrabajo)
Rellena previamente la entrada del registro de auditoría una vez tomada la decisión

Lo que requiere al operador

Elegir entre las tres opciones de decisión
Confirmar o anular la ruta recomendada
Añadir contexto al registro de auditoría (opcional, pero habilitado)

Las plantillas vienen con valores por defecto sensatos. Personalizarlas es una actividad de Ajustes por inquilino que lleva unos 20 minutos por plantilla.

EL CICLO DE VIDA DE LA EXCEPCIÓN · DE LA DETECCIÓN AL APRENDIZAJE

Seis fases. Media de 4 horas de la detección a la resolución. Registro de auditoría de extremo a extremo.

Cada excepción en EDMA pasa por seis fases: detectada, triada, enrutada, confirmada, resuelta e integrada en el historial de patrones. La plataforma rastrea el tiempo en cada fase, muestra las excepciones atascadas y reporta el MTTR (tiempo medio de resolución) por categoría. El ciclo de vida es la unidad de la disciplina operativa; reducirlo es la unidad de la mejora operativa.

Ciclo de vida · E-204 CC fallido de Sapphire · en curso

MTTR ESTE MES

4.2h

En 47 resoluciones. Baja desde 6.8 horas hace 12 meses.

EXCEPCIONES ATASCADAS

Actualmente superando el SLA · la más antigua 18 horas por encima del objetivo. Autoescalada al gestor.

RASTRO COMPLETO

100%

Cada fase, cada actor, cada decisión registrada. Solo lectura · consultable por categoría, responsable, causa raíz.

APRENDIZAJE DE PATRONES · CUANDO UNA VEZ SE VUELVE TRES

Los patrones son visibles. La plataforma los señala.

Un solo retraso de Sapphire es una excepción. Tres retrasos de Sapphire en cuatro meses es un patrón. La plataforma rastrea cada excepción resuelta contra la contraparte, ruta, producto y causa raíz implicados, y muestra los patrones cuando cruzan umbrales. Los patrones impulsan acciones concretas: ajustes de puntuación del fabricante, recomendaciones de doble abastecimiento, actualizaciones de precio de ruta y afinado de plantillas. Las excepciones se resuelven. Los patrones mejoran.

Patrones detectados · últimos 90 días · ordenados por impacto

TodoFabricantesRutasProductosDocumentos

Sapphire Industries · 3 retrasos en 4 meses

Lotes PL-2026-0098, PL-2026-0119, PL-2026-0142 · 11 días perdidos acumulados

RECOMENDARDoble abastecimiento del 30% del próximo trimestre a Lotus Rubber Works

Impacto~$380Kprotección de margen

Ruta transpacífica de COSCO · frecuencia de recargo BAF en aumento

4 recargos en los últimos 90 días vs. 1 en los 90 días previos

RECOMENDARSubir el suelo de flete de la próxima cotización en $0.0002/unidad

Impacto~$48Kmargen del próximo trimestre

Generación de certificado de origen · 6 atascados en EUR.1 de Crescent

Espera media 2.7 días vs. línea base 0.5 días · raíz: capacidad del equipo de QA

RECOMENDARSubir la lista directamente al portal de proveedor · extracción automática

Impacto~2 díaspor pedido afectado

SafeHands UK · ciclo de pago alargándose

Las últimas 4 facturas promediaron 67 días vs. línea base 42 días

RECOMENDARDiscutir términos revisados · señalar en la próxima reunión de revisión

Impacto~$210Kcapital de trabajo

Los patrones cierran el bucle entre excepciones y operaciones. Resuelta no es hecho; integrada en la prevención es hecho.

VS. LAS HERRAMIENTAS QUE QUIZÁ ESTÉ USANDO

Hecho para las excepciones comerciales, no para incidencias de TI ni tickets de soporte.

Capacidad	Email + Excel	Zendesk	PagerDuty	TradeOS
Detección a partir de eventos del sistema (sin reporte manual)	—	parcial	✓	✓
Taxonomía de excepciones específica del comercio	—	—	—	✓
Severidad calculada (VAR × tiempo × posterior)	—	—	parcial	✓
Plantillas de resolución con vista previa de impacto	—	parcial	parcial	✓
Cascada hacia pedidos, envíos, finanzas	—	—	—	✓
Aprendizaje de patrones entre contrapartes	—	—	—	✓
Registro de auditoría de solo lectura en todo el ciclo de vida	—	parcial	✓	✓

PagerDuty aporta la disciplina de la gestión de incidencias a TI. Zendesk aporta el flujo de resolución de tickets al soporte al cliente. Ambos son excelentes en lo suyo. Ninguno sabe qué es un Incoterm, ninguno modela un pedido multifabricante, y ninguno cierra el bucle entre una sola excepción y el precio del próximo trimestre. EDMA sí.

PREGUNTAS FRECUENTES

Cinco preguntas sobre la gestión de excepciones.

¿En qué se diferencia esto de la cabina de briefings operativos?

El briefing es un resumen diario curado: qué cambió, qué le necesita, qué está comprimiendo margen. La bandeja de excepciones es el espacio de trabajo de todo el día donde las excepciones se resuelven realmente. Comparten el mismo flujo de eventos subyacente y la misma puntuación de severidad; el briefing muestra los elementos principales, la bandeja contiene la cola completa con el panel de resolución adjunto.

¿Puedo configurar mis propios tipos de excepción y reglas de detección?

Sí. Las seis categorías por defecto cubren la mayoría de las operaciones comerciales; los inquilinos pueden añadir categorías personalizadas (p. ej., excepciones de «licitación de flete» para operadores con sus propias divisiones logísticas) y escribir reglas de detección contra cualquier campo de la plataforma. Los pesos de severidad son configurables por inquilino. Las plantillas se versionan por categoría.

¿Qué le pasa a una excepción que nadie resuelve?

¿Cómo se fijan los umbrales de patrón?

Los valores por defecto se basan en referencias del sector por categoría (3 retrasos en 90 días para un fabricante es el umbral de patrón por defecto). Los inquilinos pueden subir o bajar los umbrales por tipo de contraparte. Los patrones también tienen en cuenta la confianza: tres retrasos de una contraparte con 50 pedidos históricos disparan una acción distinta a tres de una con 10 pedidos.

¿La plataforma toma decisiones de resolución automáticamente?

Vea las excepciones que no conoce, antes de que se conviertan en problemas.

Reserve una demo de 30 min y configuraremos sus reglas de detección, su matriz de enrutamiento, y recorreremos excepciones reales con datos reales de flujo de trabajo: de la detección a la resolución al patrón que impulsa la próxima cotización.

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